もし今、電話とメールだけで予約を受けているとしたら、気づかないうちに失っているものがあるかもしれません。

まず、施術の質。施術中に電話が鳴ると、たとえ出なくても意識がそっちに引っ張られます。「誰だろう」「新規かな」「後で折り返さなきゃ」。そう考えた瞬間に、目の前の患者さんへの集中が途切れる。

次に、予約の取りこぼし。施術中に取れなかった電話を折り返しても、「もう大丈夫です」と言われることがある。体が痛い時、人はすぐに予約を取りたい。30分後の折り返しでは、もう遅いんです。

そして、営業時間外の取りこぼし。夜の8時に「明日予約できますか？」と思っても、電話では連絡できない。翌朝まで待っている間に、患者さんの気持ちは冷めてしまう。痛みは夜に強くなることが多いのに、夜に予約できる仕組みがない。

そしてもう一つ、人が介在するからこそ起きるミスの問題もあります。

手書きのカレンダーや手動での管理をしていると、めったにないけどたまにダブルブッキングが起きる。時間を間違えたり、日にちを間違えたり。頻繁ではないからこそ、起きた時のダメージが大きいんです。患者さんの信用に直結しますから。

これは一人治療院なら、多かれ少なかれ誰もが経験していることだと思います。

実は、僕自身もこの問題にはずっと向き合ってきました。ここで少し、和からだみなおし処の予約管理がどう変わってきたかをお話しさせてください。

電話＋メール → 受付スタッフ → LINE予約 → 既存予約システム → LINE予約に戻す → 自作の予約システム。

12年間の試行錯誤を経て、ようやくたどり着いた形です。

振り返ってみると、予約管理の変遷は「いかに施術に集中できる環境を作るか」の試行錯誤そのものでした。

受付スタッフにお任せできるようになった時は、電話対応から解放されて施術の質が上がった。LINE予約を入れた時は、患者さんが好きなタイミングで予約できるようになった。

でも、それぞれに課題がありました。受付スタッフがいない時間帯は結局自分で対応しなきゃいけない。LINEは便利だけど、手動でカレンダーに入力する手間がある。既存の予約システムは、自分の院の細かい運用に合わない。

今回作ったシステムは、これらの課題をすべて解決するものになりました。

今回の予約システムには、こんな機能があります。

導入前は、予約システムは「自分が楽になるためのもの」だと思っていました。

でも考えてみると、電話予約は患者さんにとってもストレスなのかもしれません。あくまで僕の想像ですが。

電話をかけるということは、自分の時間を使って、相手の都合に合わせて、声を出して話す行為です。忙しい人にとっては、それだけでハードルが高いんじゃないかなと思います。

LINEやWebなら、電車の中でも、会議の合間でも、子供が寝た後でも、いつでも予約できる。いつでも予約変更やキャンセルもできる。患者さんにとっても、こういう仕組みがあった方がありがたいのかなという風に思っています。

一人治療院は、自分が全部やらなきゃいけない。施術も、受付も、会計も、掃除も、経理も。

だからこそ、仕組みで置き換えられるものは置き換えた方がいいと思っています。

予約管理は、人間がやらなくてもいい仕事です。患者さんが日時を選んで、カレンダーに登録する。これは機械の方が正確で、速くて、24時間動ける。

その分、人間にしかできないこと──施術、コミュニケーション、治療計画の立案──に時間を使えるようになります。

もし今、電話予約だけで運営しているなら、一つ考えてみてください。

施術中に取れなかった電話、何本ありますか？
営業時間外に来ていたかもしれない予約、何件ありますか？

仕組みは、あなたの手を空けるためにあります。空いた手で、患者さんを治してください。

僕も12年かかりましたが、もっと早くやっておけばよかったと思っています。